La contabilidad comercial, por lo tanto, es la rama de la contabilidad centrada en las actividades de un comercio. Gracias a la contabilidad, el comercio logra tener el registro de todas sus operaciones que pueden cuantificarse en términos de dinero.

Libros Contables Electrónicos

Los Libros Contables Electrónicos son archivos informáticos como lo son una Hoja Excel o un Documento Word. Es decir, se trabajan, procesan y guardan en una computadora o laptop. Para darles forma se hace uso del programa  «Block de Notas» de Windows .

Son generados por un programa informático, usualmente un Sistema Contable o un Sistema Integrado de Gestión (ERP). Para lo anterior debe cumplirse con los parámetros que señala SUNAT. Su apariencia es la siguiente:

 

La figura de arriba corresponde a un Registro de Ventas Electrónico. Cómo se podrá apreciar no se hace uso de títulos y tampoco de totales. Se debe solicitar al proveedor de Sistemas una versión mas «amigable» para la toma de decisiones. Es decir, el Registro de Ventas se debería poder generar también en formatos PDF o Excel.

Los Libros Contables Electrónicos mas usados son el Registro de Ventas, Registro de Compras y el Libro Diario. Su uso es obligatorio si la empresa vende 315,000 soles o más. Pero no está prohibido usarlos en caso no se tenga ese monto de ventas.

Una vez generados se envían a SUNAT por medio del programa PLE:

 

 Terminado el proceso de envío se genera una Constancia por cada Libro Electrónico.Si se pretende modificar o alterar su contenido el Proceso de Verificación lo detectará. Es decir, tanto el Libro Electrónico como su Constancia son una pareja indivisible. Deben ser enviados a SUNAT según los plazos establecidos de lo contrario la empresa podría sufrir una multa.

El Emprendedor no tiene porqué preocuparse del proceso anterior ya que es trabajo de su Contador. Lo que sí tiene que saber son las ventajas de usar los Libros Contables Electrónicos.

Los Libros Contables Electrónicos sustituyen a los Libros Contables Físicos. Suponen un importante ahorro económico ya que evitan la compra de papel y tinta. Los gastos notariales de legalización y empastado tampoco son necesarios. Además permiten ahorrar espacio de oficina ya que no es necesario imprimirlos.

Una empresa puede usar los Libros Contables Electrónicos desde el primer mes de iniciada sus actividades. También puede usarlos para poner al día su contabilidad.